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Kundendaten Importieren (CSV)

CSV Import Guide

Lernen Sie, wie Sie Ihre bestehenden Kundendaten einfach in den Cold Letters Manager importieren können.

Datei-Formate

Sie können Ihre Daten in zwei Formaten importieren:

  1. Einzelne CSV-Datei
  2. ZIP-Archiv mit separaten CSV-Dateien für Kunden und Brief-Historie

CSV-Struktur für Kunden

Erforderliche Spalten

Die CSV-Datei muss folgende Spalten enthalten (Kopfzeile ist erforderlich):

id,type,date,status,name,company,address,email,website,note,last_status_change

Spaltenbeschreibungen

  1. id: Eindeutige ID des Kunden (UUID-Format)

  2. type: Kundentyp/Branche (z.B. "Arztpraxis", "Restaurant")

  3. date: Datum im Format "DD-MM-YY"

  4. status: Einer der folgenden Werte:

    1. new
    2. letterCreated
    3. letterSent
    4. responded
    5. converted

  5. name: Name des Kunden

  6. company: Firmenname

  7. address: Vollständige Adresse

  8. email: E-Mail-Adresse

  9. website: Website-URL

  10. note: Notizen zum Kunden

  11. last_status_change: Datum der letzten Statusänderung (DD-MM-YY)

Beispiel-Eintrag

id,type,date,status,name,company,address,email,website,note,last_status_change
550e8400-e29b-41d4-a716-446655440000,Arztpraxis,15-01-24,new,Dr. Max Mustermann,Praxis Mustermann,Musterstraße 1 12345 Berlin,info@praxis-mustermann.de,www.praxis-mustermann.de,Interessiert an Website-Redesign,15-01-24

Brief-Historie (Optional)

Wenn Sie auch die Brief-Historie importieren möchten, erstellen Sie eine separate CSV-Datei oder fügen Sie sie dem ZIP-Archiv hinzu.

Erforderliche Spalten für Brief-Historie

customer_id,customer_name,letter_id,date,template_name,is_sent,send_date,content

Spaltenbeschreibungen Brief-Historie

  1. customer_id: ID des zugehörigen Kunden (muss mit Kunden-CSV übereinstimmen)
  2. customer_name: Name des Kunden
  3. letter_id: Eindeutige ID des Briefs (UUID-Format)
  4. date: Erstellungsdatum (DD-MM-YY)
  5. template_name: Name des verwendeten Templates
  6. is_sent: "Yes" oder "No"
  7. send_date: Sendedatum (DD-MM-YY), wenn Brief versendet wurde
  8. content: Briefinhalt (Text)

Beispiel-Eintrag Brief-Historie

customer_id,customer_name,letter_id,date,template_name,is_sent,send_date,content
550e8400-e29b-41d4-a716-446655440000,Dr. Max Mustermann,663e8400-e29b-41d4-a716-446655440012,15-01-24,Webdesign-Template-1,Yes,16-01-24,"Sehr geehrter Herr Dr. Mustermann,..."

Import-Methoden

Einzelne CSV-Datei

  1. Navigieren Sie zur Kunden-Übersicht
  2. Klicken Sie auf "CSV importieren"
  3. Wählen Sie Ihre CSV-Datei aus
  4. Der Import startet automatisch

ZIP-Archiv (mit Brief-Historie)

  1. Erstellen Sie ein ZIP-Archiv mit:
    • kunden_export.csv (Kundendaten)
    • briefe_export.csv (Brief-Historie)
  2. Navigieren Sie zur Kunden-Übersicht
  3. Klicken Sie auf "CSV importieren"
  4. Wählen Sie Ihr ZIP-Archiv aus
  5. Der Import startet automatisch

Wichtige Hinweise

  • Verwenden Sie UTF-8 Kodierung für Ihre CSV-Dateien
  • Daten mit Kommas müssen in Anführungszeichen gesetzt werden
  • Datumsangaben müssen im Format DD-MM-YY sein
  • IDs müssen im UUID-Format vorliegen
  • Brief-Inhalte können Zeilenumbrüche enthalten (werden automatisch korrekt verarbeitet)

Fehlerbehebung

Häufige Fehler

  1. Falsche Datums-Formate

    • Stellen Sie sicher, dass alle Daten im Format DD-MM-YY vorliegen

  2. Fehlende Pflichtfelder

    • Alle Spalten müssen vorhanden sein, auch wenn sie leer sind

  3. Kodierungs-Probleme

    • Verwenden Sie UTF-8 als Datei-Kodierung
    • Speichern Sie die Datei ohne BOM-Header

  4. Brief-Historie Verknüpfung

    • Customer IDs müssen in beiden Dateien übereinstimmen
    • Brief IDs müssen eindeutig sein

Validierung

Überprüfen Sie vor dem Import:

  1. Vollständigkeit der Spalten
  2. Korrekte Datums-Formate
  3. Gültige Status-Werte
  4. Eindeutige IDs
  5. Korrekte Verknüpfungen bei Brief-Historie

Best Practices

  1. Vor dem Import

    • Erstellen Sie ein Backup Ihrer bestehenden Daten
    • Validieren Sie Ihre CSV-Dateien
    • Testen Sie mit einer kleinen Datenmenge

  2. Datenqualität

    • Bereinigen Sie Ihre Daten vor dem Import
    • Standardisieren Sie Adressen und Kontaktdaten
    • Überprüfen Sie die Vollständigkeit

  3. Nach dem Import

    • Überprüfen Sie stichprobenartig importierte Datensätze
    • Validieren Sie die Brief-Historie
    • Dokumentieren Sie den Import-Vorgang

Support

Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich an:

  • E-Mail: support@letterleads.app
  • Dokumentation: https://letterleads.app/help/was-ist-letterleads